Whistleblowerordning

1. Om denne ordning

Damsgaard Service ApS (CVR 41376791, Møllevej 9 F1, 2990 Nivå) har etableret denne whistleblowerordning for at leve op til kravene i lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021, som ændret ved lov nr. 666 af 11. juni 2024).

Formålet med ordningen er at sikre, at alvorlige forhold i virksomheden kan indberettes trygt, fortroligt og uden risiko for repressalier. Ordningen er et supplement til — ikke en erstatning for — den almindelige dialog med din leder, din tillidsrepræsentant eller HR.

Vi tager enhver indberetning alvorligt. Vi undersøger forholdet grundigt, og du får besked om, hvordan din sag forløber.

2. Hvem kan indberette

Alle med en arbejdsmæssig tilknytning til Damsgaard Service ApS kan bruge ordningen. Det gælder blandt andet:

• Nuværende og tidligere medarbejdere
• Jobansøgere
• Selvstændige, der arbejder for os
• Leverandører og underleverandører og deres ansatte
• Aktionærer og bestyrelsesmedlemmer
• Vikarer, praktikanter og frivillige

Du er beskyttet af loven, uanset om du vælger at oplyse dit navn eller indberette anonymt.

3. Hvad kan indberettes

Du kan indberette alvorlige forhold, der er omfattet af lovens § 1. Det er især:

Overtrædelser af EU-retten på bl.a. disse områder:

• Offentlige udbud
• Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder samt hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• Produktsikkerhed
• Transportsikkerhed
• Miljøbeskyttelse
• Folkesundhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Databeskyttelse (GDPR)
• Net- og informationssystemsikkerhed

Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold i øvrigt, herunder fx:

• Bestikkelse, bedrageri, underslæb
• Seksuel chikane eller grov chikane mod kolleger
• Systematisk tilsidesættelse af arbejdsmiljøregler
• Falsk afregning eller snyd med timesedler
• Alvorlige miljøovertrædelser
• Grov magtmisbrug fra ledelsens side

Det afgørende er ikke om forholdet er "stort" eller "lille", men om det er seriøst. Er du i tvivl, så indberet — vi vurderer herefter, om sagen falder inden for ordningens rammer.

4. Hvad kan IKKE indberettes

Whistleblowerordningen er ikke det rette sted for:

• Uenigheder om din egen løn, arbejdstid, ferie eller øvrige ansættelsesforhold
• Personalemæssige konflikter eller samarbejdsproblemer med en kollega
• Utilfredshed med en leders beslutninger i det daglige arbejde
• Almindelige HR-spørgsmål

Den slags hører hjemme i dialogen med din nærmeste leder, HR eller din tillidsrepræsentant. Whistleblowerordningen er forbeholdt alvorlige forhold af bredere samfundsmæssig betydning.

5. Whistleblowerenheden

Indberetninger modtages og behandles af whistleblowerenheden. Enheden består aktuelt af:

Jean-Paul Damsgaard — direktør

Enheden er uafhængig og behandler alle sager fortroligt. Medlemmerne er underlagt en særlig tavshedspligt jf. § 25 og § 26 i loven. Oplysninger om whistleblowerens identitet videregives ikke uden samtykke, medmindre det er påkrævet af relevante myndigheder i forbindelse med efterforskning.

6. Sådan indberetter du

Primær kanal (anbefalet): Brug indberetningsformularen på denne side. Formularen er krypteret (HTTPS), og du kan vælge at indberette helt anonymt.

Alternativ kanal (hvis systemet er utilgængeligt): Send et brev til:

Damsgaard Service ApS
Att: Whistleblower — fortroligt
Møllevej 9 F1
2990 Nivå
Mærket "Må kun åbnes af Jean-Paul Damsgaard"

Det er også muligt at anmode om et fysisk møde. Send os en besked i formularen med ordet "Møde", så aftaler vi et tidspunkt.

7. Anonym indberetning

Du har ret til at indberette fuldstændigt anonymt — uden at oplyse navn, e-mail eller telefonnummer. Systemet er designet til, at du fortsat kan følge med i sagen og skrive frem og tilbage med whistleblowerenheden, uden at afsløre din identitet.

Når du indsender din indberetning, får du én gang et sagsnummer og en adgangskode. Skriv dem ned eller download kvitteringen som PDF. Uden dem kan du aldrig få adgang til din sag igen — heller ikke vi kan hjælpe dig med at gendanne dem, for vi kender dem ikke.

Med sagsnummer + adgangskode kan du altid logge ind på /whistleblower/status/ og se sagens forløb, læse svar fra os og skrive nye beskeder.

8. Sådan behandles din indberetning

1. Bekræftelse — Du modtager omgående en bekræftelse af, at din indberetning er registreret. Dette opfylder lovens krav om bekræftelse inden 7 dage.
2. Indledende vurdering — Whistleblowerenheden vurderer, om sagen falder inden for ordningen. Hvis ikke, afvises den med en begrundelse.
3. Undersøgelse — Hvis sagen falder inden for ordningen, undersøger vi forholdet. Vi kan have brug for yderligere oplysninger fra dig — i så fald skriver vi til dig via beskedsystemet.
4. Feedback — Senest 3 måneder efter din indberetning giver vi dig feedback om status. Det kan være en konklusion, eller en besked om at undersøgelsen endnu pågår med begrundelse.

9. Fortrolighed og tavshedspligt

Whistleblowerenheden er underlagt streng tavshedspligt jf. § 25 og § 26 i loven. Din identitet (og identiteten på andre personer, der nævnes i indberetningen) må ikke deles uden dit samtykke, medmindre en relevant myndighed i forbindelse med efterforskning af overtrædelser, som indberetningen vedrører, lovligt kræver det.

Oplysninger om din indberetning videregives kun til de personer, der er absolut nødvendige for at behandle sagen.

10. Beskyttelse mod repressalier

§ 8 i loven forbyder, at du udsættes for repressalier på grund af din indberetning. Repressalier omfatter fx:

• Afskedigelse eller ophør af kontrakt
• Degradering, chikane eller udelukkelse
• Negativ evaluering, advarsler eller disciplinærstraffe
• Overførsel til uønskede opgaver eller lokationer
• Udelukkelse fra arrangementer eller goder

Hvis du alligevel udsættes for repressalier, har du ret til godtgørelse efter lovens § 9. Henvend dig til whistleblowerenheden eller til Datatilsynet, hvis du oplever repressalier.

11. Databeskyttelse og opbevaring

Din indberetning behandles efter databeskyttelsesforordningen (GDPR). Oplysningerne opbevares på en sikker server hos Damsgaard Service ApS og tilgås kun af whistleblowerenheden.

Opbevaringsperiode: Personoplysninger i en lukket sag slettes automatisk 5 år efter sagens afslutning. Dette inkluderer indberetningstekst, beskeder, filer og interne noter.

Du har ret til indsigt i de personoplysninger vi har registreret om dig. Kontakt whistleblowerenheden for at udøve dine rettigheder.

12. Ekstern whistleblowerordning

Du har altid ret til at indberette direkte til en ekstern whistleblowerordning — uden først at bruge vores interne. De vigtigste eksterne kanaler er:

• Datatilsynet (den generelle eksterne whistleblowerordning) — whistleblower.dk — tlf. 33 19 32 00
• Finanstilsynet (finansielle forhold)
• Arbejdstilsynet (arbejdsmiljøforhold)
• Den Europæiske Anklagemyndighed (EPPO) for visse EU-budgetforhold

Du vælger selv, om du indberetter internt hos os, eksternt til en myndighed eller begge dele.

13. Ikrafttræden

Politikken træder i kraft den dag den publiceres på denne side. Politikken revideres mindst hvert andet år eller ved væsentlige lovændringer.